En 2022, de nombreuses entreprises mettent sur pied des logiciels médicaux adaptés aux activités des cliniques de chirurgie esthétique privées, et ce, afin de faciliter le travail des praticiens. Également appelés progiciels de gestion, ces logiciels médicaux possèdent un grand nombre de fonctionnalités, dont la télétransmission médicale.

Découvrez dans la suite de cet article les informations utiles sur les logiciels de télétransmission médicale et comment choisir le vôtre.

C’est quoi un logiciel de télétransmission médicale ?

Généralement, lorsqu’un logiciel médical possède des options de télétransmission de feuilles de soins électroniques (FSE), on le surnomme alors “logiciel de télétransmission”. Ces logiciels sont des outils fréquemment utilisés dans les cabinets et cliniques de chirurgie esthétique.

Leur but premier est de faciliter la relation entre le patient et la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Ils permettent également aux professionnels de santé de recevoir des versements en tiers payant. Autres avantages de la télétransmission : un règlement plus rapide de vos actes ( par rapport à des feuilles de soins papier), moins de refus de prise en charge des caisses, la relation des patients avec leur caisse d’assurance maladie et leur mutuelle est simplifiée (pas de papier à remplir, pas d’affranchissements), moins de stocks de papier, une démarche éco-responsable (source Ameli : le coût moyen de gestion d’une feuille de soins électronique (FSE) est de 0,27 € contre 1,74 € pour une feuille de soins papier (FSP).

Bon à savoir : sur le plan législatif, la télétransmission médicale fonctionne selon le système NOÉMIE (Norme Ouverte d’Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs).

Logiciels de télétransmission médicale : cadre réglementaire

Les logiciels de télétransmission médicale favorisent les activités d’échanges de données informatisées entre plusieurs acteurs du domaine médical. De ce fait, ils possèdent une banque de données médicales sensibles qu’il est obligatoire de sécuriser, car il s’agit d’informations confidentielles propres aux patients.

Afin de se conformer à la réglementation en vigueur, ces logiciels doivent obtenir un agrément délivré par le Centre National de Dépôt et d’Agrément (CNDA). Cet organisme valide l’aptitude du logiciel à respecter les règles de tarifications des actes médicaux conformément au cahier des charges SESAM-Vitale.

De plus, l’établissement de santé qui utilise ce type logiciel doit s’enregistrer à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) pour garantir la sécurité de ses données médicales et fichiers numériques.

Bon à savoir : La réglementation recommande aux praticiens l’usage des cartes Vitale pour faciliter et accélérer le traitement et le remboursement des feuilles de soins envoyées à la caisse d’Assurance Maladie. Vous pouvez également télétransmettre les demandes de remboursements de la part prise en charge par les complémentaires santé des patients (part AMC), qui seront traitées après validation de la feuille de soins par la Sécurité Sociale (part AMO).

Comment choisir un bon logiciel de télétransmission médicale ?

Il existe actuellement un grand nombre de logiciels de télétransmission disponibles sur le marché. Toutefois, tous ne sont pas d’une redoutable efficacité. C’est pour cette raison qu’il est important de vous appuyer sur certains critères essentiels afin de faire le bon choix.

Le prix

Le prix est le premier critère à prendre en compte au moment d’effectuer un achat. Concernant les logiciels de télétransmission médicale, le prix varie généralement en fonction du nombre de fonctionnalités et/ou des services supplémentaires qui vous sont proposés.

Par exemple, certaines applications vous offrent des fonctionnalités comme :

• Des options de comptabilité que l’on retrouve aussi dans un logiciel de facturation ;
• Des options pour la gestion automatique des tâches administratives.

La simplicité d’utilisation

Ce critère n’est pas objectif, car chaque professionnel de santé aura un avis différent sur la procédure d’installation, la maintenance et le fonctionnement du logiciel.

Certains utilisateurs par exemple s’attendent à ce que l’application soit installée et utilisée sur n’importe quelle marque d’ordinateur. Dans ce cas, il est fréquent que la télétransmission soit difficile à réaliser sur certaines machines à cause d’un antivirus qui perturbe le bon fonctionnement de l’application. Si tel est le cas, il est clair que la configuration et le fonctionnement sont des freins à la simplicité d’utilisation du logiciel.

Généralement, le nombre de difficultés rencontrées lors de l’utilisation d’un logiciel de télétransmission est fonction de sa capacité à être simple d’utilisation.

Facilités de mise à jour

Des mises à jour des règles de tarifications sont régulièrement publiées par l’Assurance Maladie (changement de tarifs d’actes, nouvelles règles d’associations d’actes) -> il est indispensable que le logiciel intègre régulièrement et rapidement ces mises à jour car elles garantissent au médecin la réalisation de feuilles de soins conformes à la règlementation (sinon elles risquent d’être rejetées).

Il faut s’assurer que ces mises à jour sont facilement activées (s’il faut faire des opérations manuelles de téléchargements sur son équipement informatique c’est un frein ; si elles sont disponibles de manière automatique sans action utilisateur avec des solutions sans téléchargement c’est plus simple).

Disponibilité de téléservices intégrés

Les téléservices permettent d’interroger en temps réel les serveurs de l’Assurance Maladie pour avoir des informations à jour sur le patient et ses droits (exemple sa couverture par l’Assurance Maladie avec l’ADRi, sa couverture par sa complémentaire santé avec les services SEL-AMC, le nom du médecin traitant avec l’IMTi, les affections longue durée des patients avec l’ALDi…)

Lorsqu’un logiciel intègre tous les téléservices, il offre les garanties au médecin de disposer d’informations fiables pour réaliser ses factures, il est dont préférable de s’assurer que c’est le cas.

L’ergonomie dans le design du logiciel

Avant de vous engager à choisir définitivement un logiciel de télétransmission médicale pour votre clinique esthétique, demandez une démo à la société éditrice afin de jauger la complexité de son utilisation.

Un logiciel de télétransmission peut être performant et mal configuré à la fois. La configuration fait ici référence à l’ergonomie du design. En effet, une application au design ergonomique est celle qui répond rapidement aux besoins de l’utilisateur. En d’autres termes, assurez-vous que l’application vous donne ce que vous cherchez facilement et rapidement.

Par exemple, un praticien peut considérer qu’un logiciel de télétransmission est ergonomique si l’interface qui mène à la gestion des dossiers personnalisés est directement visible sur le menu.

La sécurité

La sécurité ici concerne les données médicales de la patientèle.

La société éditrice du logiciel de télétransmission doit vous rassurer en ce qui concerne :

• La sécurité des dossiers patients de votre clinique ;
• Les envois et la réception d’informations confidentielles relatives aux dossiers médicaux.

De nos jours, la majorité des logiciels de télétransmission sont 100% web. Ainsi, les sauvegardes et les stockages de données s’effectuent directement sur les serveurs de l’entreprise éditrice du logiciel. Vous devez donc vous affilier à la CNIL afin de mieux faire valoir vos droits sur ces données.

Pour permettre aux praticiens d’adopter une approche “zéro papier”, certaines entreprises ont mis sur pied des logiciels médicaux avec une option de télétransmission médicale en ligne. Parmi ces logiciels, iDocteur s’adapte à la gestion de tous les aspects de votre cabinet ou clinique de chirurgie esthétique.

Notre logiciel sur-mesure vous permet de bénéficier de plusieurs fonctionnalités, parmi lesquelles la télétransmission médicale, et ce, afin de faciliter vos échanges de feuilles de soins électroniques. Opter pour iDocteur, c’est faire le choix de la fiabilité et la simplicité.