Les établissements médicaux sont classés parmi les organisations qui utilisent le plus de papier. De ce fait, l’urgence de la numérisation des données patients s’impose. Toutefois, le secteur de la chirurgie esthétique possède ses propres attentes : ainsi, si vous négligez les documents médicaux de vos patients, vous courez le risque de mal les prendre en charge. Avec le stockage des dossiers médicaux électroniques, libérez de l’espace, rendez le flux de travail plus efficace et sécurisez l’ensemble des données patients.

La dématérialisation des documents médicaux passe par leur scan. Découvrez dans la suite de cet article comment scanner les vôtres en seulement cinq étapes !

Étape 1 : mettez en place un processus d’admission optimal

L’admission dans les environnements médicaux s’avère généralement chronophage. En admettant de nouveaux patients, l’administration commence par enregistrer leur parcours manuellement, ce qui entraîne des pertes de temps et d’argent, voire impacte indirectement sur les soins prodigués au patient.

Cependant, la numérisation des documents médicaux s’avère être une tâche ardue. En plus des formulaires d’accueil des patients, des documents patients de taille irrégulière (cartes d’assurance et cartes d’identité avec photo), vous devrez aussi joindre des images cliniques. Les documents médicaux numérisés devront être disponibles et précis, voire irréprochables.

Étape 2 : trouvez les bons outils

La numérisation des dossiers médicaux nécessite l’introduction d’équipements technologiques adéquats tels que :

• Des logiciels ;
• Des programmes informatiques ;
• Et des scanners de documents.

Ces équipements peuvent rencontrer des pannes techniques. Il est plus que nécessaire d’avoir sous la main une équipe de professionnels capable de réaliser une assistance informatique. Celle-ci sera chargée de résoudre les difficultés rencontrées rapidement, sans courir le risque de nuire au fonctionnement de votre établissement.

De plus, pour une numérisation optimale, vous aurez besoin d’un logiciel d’informatisation des dossiers médicaux (EMR). Informatiser les dossiers médicaux consiste en la collecte des données et des dossiers médicaux des patients afin de les stocker dans un format numérique.

Ainsi :

• Les zones de stockage physiques se libèrent grâce au stockage numérique des dossiers médicaux des patients, ce qui crée de l’espace ;
• Le partage d’informations entre les services et les professionnels de santé devient plus fluide ;
• La conservation des données patient est sécurisée et la marge d’erreurs manuelles réduite.

Étape 3 : choisissez un logiciel de gestion et de communication clinique efficace

Le temps des ordonnances compliquées et écrites à la main est révolu. Envoyez un message instantané à chacun de vos patients grâce à notre logiciel de gestion et de communication clinique iDocteur. Avec lui, vous pourrez notamment accéder aux dossiers médicaux de vos patients instantanément, et ce, où que vous vous trouviez, grâce à l’option du dossier médical partagé (DMP).

Acquérir iDocteur, c’est faire le choix de la sérénité : vous pourrez réaliser des économies en réduisant l’utilisation du papier, le tout en accélérant votre flux de travail. De plus, notre solution favorise la communication entre les services. Elle permettra à vos patients d’être impliqués, en sécurité et satisfaits par la qualité des services que vous leur proposez.

Étape 4 : optez pour un scanner de documents médicaux adapté à votre établissement

Pour la numérisation de vos documents médicaux existants et leur conversion au format numérique, vous aurez besoin de bons scanners de documents adaptés à votre centre ou clinique esthétique. Ces équipements sont capables de numériser facilement les dossiers des patients de tous types, comme les cartes d’identité ou encore les attestations d’assurance.

Dans l’idéal, les scanners sont dotés d’un dispositif de reconnaissance optique des caractères (OCR). Ce dispositif facilite la recherche des informations et mots-clés au sein des documents numérisés. Il permet aussi d’éliminer la nécessité de reprendre et de trier tous les documents qui viennent d’être scannés. Le scanner choisi devra également respecter toutes les législations sur la conformité régissant la gestion des données personnelles.

Efficace, rapide et à la pointe de la technologie, le scanner ScanSnap est capable de numériser un grand nombre de documents. Grâce à son modèle ScanSnap iX 1500, vous pourrez procéder à la capture d’un large éventail de documents. Efficacité et productivité sont les atouts de cet équipement de haute qualité. Il assure ainsi une gestion de documents médicaux claire.

Sa connectivité sans fil, son écran tactile intuitif et son programme intégré ScanSnap Home vous permettront de numériser des documents papier et d’assurer leur conversion en fichiers entièrement éditables. Vous pourrez non seulement les éditer, mais également utiliser vos différentes données directement dans vos applications courantes.

De plus, il dispose de fonctionnalités d’automatisation pouvant s’adapter à vos préférences et ainsi optimiser le processus d’accueil de vos patients. Profitez de la connexion Wi-Fi pour faire passer des documents déjà numérisés directement du ScanSnap au cloud, sans PC, sans Mac, et même sans appareil iOS ou Android. En plus du partage direct des données patients dans le serveur cloud ou par e-mail, votre scanner associe automatiquement les informations patients aux dossiers numérisés correspondants.

Enfin, ScanSnap peut identifier les informations contenues dans un dossier patient comme le numéro de dossier médical, la date de naissance, le nom, etc.

En misant sur la solution iDocteur, gérez votre établissement de chirurgie esthétique via un outil efficace de management. Il vous garantira, entre autres, le partage de dossiers médicaux scannés et vous permettra d’établir des ordonnances et devis numériques.