La (ou le) secrétaire médicale joue un rôle très important dans un cabinet de chirurgie esthétique. Véritable bras droit du praticien, elle possède des qualités et des compétences opérationnelles qui lui servent à effectuer ses tâches administratives au quotidien avec efficacité.

Qu’est-ce qu’une secrétaire médicale et quelles sont ses missions ? Découvrez dans la suite de cet article les réponses de nos spécialistes iDocteur à vos questions.

Qu’est-ce qu’une secrétaire médicale ?

La secrétaire médicale est une spécialiste qui travaille auprès des patients et des autres professionnels de santé. Elle exerce en milieu hospitalier, en maison de retraite, en laboratoire d’analyse et dans tous les autres établissements de santé. Son travail englobe de nombreuses responsabilités techniques et relationnelles notamment.

En chirurgie esthétique, la secrétaire médicale a de nombreuses missions, à savoir :

• L’accueil physique et téléphonique des patients : la secrétaire est la première interlocutrice des patients. C’est à elle que revient le rôle de juger et d’analyser les situations des patients afin d’organiser des rendez-vous notamment ;
• La mise en forme et la réalisation des documents : une secrétaire médicale doit impérativement maîtriser les outils de traitement de texte, car c’est elle que revient la charge de la gestion des dossiers médicaux des patients. Pour ce faire, elle doit maîtriser les différents outils informatiques ;
• La gestion du matériel et des stocks : la gestion du matériel médical est l’une de ses tâches les plus importantes. Ainsi, l’assistante médicale doit pouvoir aménager les différents locaux et vérifier les stocks du cabinet esthétique pour lequel elle travaille ;
• La planification et l’organisation du cabinet : l’organisation du planning est la mission la plus importante de la secrétaire médicale. Elle doit planifier les différents rendez-vous avec les patients en fonction de la disponibilité du praticien.

Dans certains cas, la secrétaire médicale peut assurer la comptabilité courante pour les plus petites structures ou effectuer des comptes-rendus de consultation. Elle est également appelée à renseigner la patientèle sur les modalités de prise en charge. 

Toutes ces missions font de la secrétaire médicale le véritable bras droit du praticien.

Quelles sont les compétences et les qualités d’une secrétaire médicale ?

La secrétaire médicale doit avant et pendant sa carrière développer de nombreuses compétences opérationnelles importantes.

Elle doit notamment :

• Être capable de gérer les priorités ;
• Connaître les besoins, l’activité et les contraintes de la structure ;
• Être efficace dans la gestion des appels ;
• Maîtriser les logiciels et outils informatiques ;
• Maîtriser l’expression et l’orthographe ;
• S’adapter aux différents patients ;
• Maîtriser les notions du domaine médical ;
• Etc.

Dans le cadre de l’exercice de son métier, la secrétaire médicale doit développer de nombreuses qualités, comme :

• Savoir communiquer : la secrétaire doit être capable de traduire facilement le jargon médical pour la bonne compréhension des patients ;
• L’ouverture d’esprit : l’assistante médicale doit être proactive et capable d’interagir avec de nouvelles personnes tout au long d’une journée de travail ;
• L’écoute : l’écoute est essentielle dans la chirurgie esthétique. La secrétaire médicale doit savoir écouter attentivement les besoins de la patientèle et les instructions des chirurgiens ;
• Le contrôle des émotions : face à des résultats indésirables, les cliniques peuvent devenir des lieux à fortes émotions. C’est pourquoi une assistante médicale doit pouvoir se maîtriser, et ce, peu importe la situation ;
• L’organisation : la secrétaire médicale doit être multitâche afin de combler ses missions au quotidien. Son organisation doit lui permettre de libérer un temps qui servira à la gestion des imprévus ;
• L’adaptabilité : l’assistante médicale doit être en mesure d’adapter sa personnalité en fonction des patients qui viennent pour diverses opérations. Elle doit aussi présenter une certaine souplesse dans son travail pour faire face à différentes situations ;
• La discipline : dans le monde de la chirurgie esthétique, la moindre erreur peut avoir des conséquences graves. La secrétaire doit par conséquent exécuter à la lettre les instructions du chirurgien et respecter la hiérarchie établie ;
• L’intégrité : elle doit être honnête, humble et adhérer aux principes éthiques et moraux liés à la clinique ou au centre pour lequel elle travaille ;
• L’endurance : les tâches d’une assistante médicale peuvent parfois s’enchaîner. Voilà pourquoi elle doit faire preuve de résistance au quotidien afin de gérer de façon optimale le cabinet esthétique ;
• La gestion du temps : la secrétaire médicale doit être aussi efficace que possible dans la gestion des patients. Ainsi, entre l’accueil, le traitement des dossiers et la prise de rendez-vous, elle doit pouvoir gérer ses horaires de manière efficiente.

Enfin, tout comme le chirurgien esthétique, la secrétaire médicale est soumise au respect du secret professionnel.

Quel est le meilleur logiciel de gestion pour chirurgien esthétique et secrétaire médicale ?

La gestion d’un cabinet esthétique est un travail permanent. Afin de faciliter les différentes tâches, nous avons conçu un logiciel adapté à la gestion des cliniques de chirurgie esthétique. Notre logiciel iDocteur possède de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent d’accéder à l’ensemble de vos données médicales à tout moment. Grâce à notre agenda en ligne, votre secrétaire médicale peut gagner du temps et fluidifier la prise de rendez-vous.

Notre logiciel de gestion de la relation client a été spécialement créé pour les chirurgiens esthétiques et vous permet de :

• Sécuriser le traitement et la gestion des données ;
• Facturer les différentes opérations ;
• Maximiser les heures facturables ;
• Suivre activement les dossiers en cours.

Afin de mieux satisfaire les professionnels, notre logiciel iDocteur admet le calcul et l’analyse des comptes sur différentes plateformes (smartphones, ordinateurs, tablettes, etc.).

Si vous êtes chirurgien esthétique ou secrétaire médical, adoptez notre solution iDocteur, bénéficiez de nombreux avantages et gérez votre clinique de chirurgie esthétique de manière sécurisée et rapide !