Le dossier médical est un outil qui facilite le travail du chirurgien dans le suivi et la qualité des soins à prodiguer à sa patientèle. Il est donc nécessaire pour lui de respecter les obligations légales en matière de documents médicaux. Le dossier médical ne doit pas être confondu avec le dossier médical partagé (DMP), ou encore le dossier pharmaceutique (DP).

Dans le cas d’espèce, le dossier médical est le dossier que chaque établissement ou professionnel de santé, en dépit de son mode d’exercice, utilise au moment de la prise en charge d’un patient.

Quelles sont les durées légales de conservation des documents médicaux d’un patient ? Nos experts iDocteur vous répondent !

Quelle est l’utilité de la conservation du dossier médical ?

La conservation des données médicales d’un patient a un triple intérêt.

Elle vise à :

• Donner la possibilité au patient d’accéder à l’ensemble des informations détenues concernant sa santé ;
• Assurer la continuité des soins ;
• Et disposer d’un moyen de preuve dans le cas d’une action en recherche de responsabilité civile.

La conservation des données médicales d’un patient varie en fonction du type de professionnel de santé, selon qu’il exerce en profession libérale ou en établissement privé ou public.

Quelle est la durée de conservation d’un dossier médical ?

Pour ce qui est du dossier médical des établissements de santé publics et privés

La durée légale de conservation du dossier médical pour les établissements de santé publics et privés est d’au moins vingt ans à compter de la date du dernier passage du patient dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Cette durée peut également être de dix ans après la date du décès du patient concerné.

Les règles de conservation des documents médicaux sont les mêmes qu’il s’agisse des établissements publics ou privés.

Pour ce qui est du dossier médical des praticiens de santé libéraux

Il n’existe pas de texte fixant la durée de conservation des archives pour les professionnels libéraux. Il est donc d’usage conseillé, en l’absence de prescription juridique, un archivage de trente ans. Cependant, l’article L.1142-88 du Code de la santé publique a ramené cette durée à dix ans à compter de la consolidation du dommage.

Cette notion n’étant pas très claire, elle ne tient pas compte de la réalisation du dommage, ce qui a amené le Conseil National de l’Ordre des Médecins à fixer la conservation pendant au moins vingt ans.

Quel est l’impact de l’introduction d’un recours gracieux ou contentieux ?

S’il y a introduction qu’un quelconque recours gracieux ou contentieux, avec pour objectif de mettre en cause la responsabilité médicale de l’établissement de santé ou de professionnels de santé à cause de leurs interventions au sein de l’établissement, tous les délais cités plus haut sont alors suspendus.

Quand est-ce que vous pouvez détruire les dossiers médicaux de vos patients ?

Chaque dossier médical peut être éliminé une fois les délais écoulés. La décision de détruire les dossiers médicaux est prise par le directeur de l’établissement, avec l’avis du professionnel responsable de l’information médicale.

Lorsqu’un intérêt scientifique, statistique ou historique est convoqué, le dossier peut être conservé s’il est hébergé par des établissements publics de santé, ou des établissements privés habilités à assurer le service public hospitalier. Le visa de l’administration des archives s’avère nécessaire pour ce cas de figure.

Les dossiers médicaux peuvent-ils être conservés sous leur version papier ou numérique ?

Un certain nombre de professionnels de santé s’interrogent sur la nécessité de conserver une version papier de leurs dossiers informatiques.

D’après l’ordonnance du 12 janvier 2017 fixant les conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous forme numérique, il est stipulé que :

• La copie numérique d’un document contenant des données de santé, remplissant les conditions de fiabilité, a la même force probante que le document original sur support papier.

Cette ordonnance subodore la conservation sous format numérique des documents médicaux, sans toutefois exiger l’existence d’une version papier en double. Il est cependant nécessaire de prendre quelques dispositions pour assurer l’intégrité des dossiers médicaux conservés sous forme numérique.

Ainsi, la copie informatique doit être :

• Fidèle à la copie physique : elle ne doit pas avoir été modifiée ou amendée après la numérisation. Elle doit être identique à l’originale. Le recours à un horodatage qualifié permet de garantir l’intégrité du document ;
• Durable, en offrant des garanties de pérennité : les documents doivent rester lisibles et accessibles sur une longue durée. C’est en cela que notre solution iDocteur vous est utile.

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